Ser hostelero no es tan «fácil» como diseñar un menú que seas capaz de elaborar y servir. Muchas tareas son invisibles de cara al cliente, pero imprescindibles para una gestión exitosa del establecimiento.
Algunas de esas tareas que requieren supervisión constante y el hostelero lleva a cabo entre bambalinas son: contratación de personal, inventario, flujo de pedidos, marketing, contabilidad…
Como hostelero, quizá no estés 100% implicado en la operativa de todas estas tareas, pero sí tendrás (siempre) la responsabilidad de coordinar todos los procesos para que funcionen. Y esto puede ser muy caótico sin las herramientas de gestión adecuadas.
Aquí es donde entra el proceso de búsqueda y comparativa de opciones para escoger un TPV para tu restaurante.
La revista británica Total Food Service, de la mano de Table Needs, ha lanzado un reportaje hace tan solo unos días, donde nos ayuda a buscar el Sistema de Punto de Venta más adecuado para hostelería.
Hemos masticado y analizado esta guía práctica para presentarte cuáles son esos 4 aspectos clave que debes revisar para escoger un TPV para tu restaurante.
Comparar entre TPVs, ¿cómo sé cuál necesito para mi restaurante?
Decidirse por uno u otro TPV dependerá, en primer lugar, de las necesidades de nuestro establecimiento y su operativa diaria. No solo se trata de encontrar una opción que nos ayude a ahorrar en costes: también debemos buscar ahorrar en sustos para ganar tranquilidad.
No todos los Sistemas de Punto de Venta son iguales, es obvio, igual que no lo son todos los restaurantes. Aquí te damos 4 cuestiones que debes plantearte para comparar y elegir un TPV para tu negocio hostelero:
¿Es este TPV específico para restaurantes?
Muchas marcas de TPV se autoproclaman capaces de cubrir las necesidades de cualquier tipo de negocio, cualquier sector de mercado; pero la realidad es que lo que necesitas como restaurante es muy diferente de lo que necesita (por ejemplo) una óptica.
Así que el primer paso será acotar nuestra búsqueda de terminales de punto de venta a aquellos que estén específicamente diseñados para restaurantes, y seguiremos segmentando según las propias características de nuestro establecimiento.
Un restaurante de servicio a mesa no necesita cubrir las mismas tareas que requiere un take away, un servicio de delivery o un food truck.
Así que subraya bien este punto antes de empezar tu búsqueda: necesitas un TPV para restaurantes que cubra las exigencias básicas para tu negocio como por ejemplo:
- Capaz de registrar muchos pedidos a la vez y de diversas fuentes (mesa, barra, delivery…)
- Que pueda aceptar diferentes métodos de pago. Tarjeta bancaria y efectivo son mínimos.
- Almacenar diferentes y múltiples opciones de menú.
- Flujo pedidos cómodo y personalizado (comanda, servicio, cuenta…)
- Que permita hacer modificaciones en el pedido con agilidad y en cualquier momento, evitando cuellos de botella como tener que apagar la caja.
- Monitorizar y controlar los tickets.
Entre muchas otras necesidades que, como te decíamos hace unas líneas, dependerán de los servicios específicos que busques ofrecer en tu establecimiento.
¿Este TPV es un «All in One» o requiere integraciones de terceros?
La tecnología de los TPV suele dividirse en dos opciones:
- Una plataforma todo en uno, que ya incorpora todas las funcionalidades que necesitas para una gestión completa de tu restaurante.
- Una plataforma que debes sincronizar con terceros: otros sistemas, aplicaciones e integraciones adicionales según las necesidades de tu establecimiento.
De manera intuitiva parece que la segunda opción es más económica, al presentar un servicio «más básico» de inicio que podrás ir completando con añadidos.
Sin embargo, todas las integraciones que vas añadiendo tienen un coste que, al tratarse de un externo, no va incluido en el precio inicial de tu TPV. Y a medida que vamos añadiendo funcionalidades también crece el coste del dispositivo y su uso.
Por ejemplo, empiezas con un simple lector de tarjetas y unos meses después detectas problemas con esas funcionalidades externas que vas añadiendo: dificultad para contactar con el servicio de soporte o para iniciar sesión en otras 1.000 integraciones adicionales…
Un TPV «Todo incluido» (como el que presenta la marca Table Needs en este reportaje) suele ser la opción más recomendada: hace la operativa de tu restaurante fácil desde el primer momento, con un uso intuitivo y ágil desde que el dispositivo llega a tus manos.
¿Cómo funciona el servicio de soporte y mantenimiento de este TPV?
Ingenua sería la marca que pusiera en su folleto «no tenemos servicio de soporte» o «nuestro servicio de soporte es más lento que una tortuga» No, eso (aunque pueda ser verdad) no lo sabes hasta que lo vives.
Cuando hablamos del sector hostelero, un fallo en Sistema de Pagos del restaurante puede tirar toda la jornada de trabajo, y por tanto todos los ingresos de ese día, por la borda. No hay tiempo que perder: si el TPV está dando problemas el servicio técnico debe actuar de inmediato.
En este punto recalcamos que es imprescindible que un TPV para hostelería cuente con un servicio de soporte y mantenimiento accesible al instante, que te atienda y solucione los posibles problemas del terminal con la máxima agilidad.
Aún será más de valorar si el servicio de soporte incluye un soporte extra como, por ejemplo, como formación para el uso del dispositivo, soporte con la facturación o asesoramiento con la gestión.
¿Cuánto cuesta (realmente) un TPV?
En toda compra la transparencia es clave. Por desgracia, a la hora de adquirir un TPV para hostelería nos toparemos con bastantes gastos «subliminales» que dificultan saber cuál será el coste exacto del TPV para restaurantes que estamos buscando.
No se trata solo de la adquisición del dispositivo; también debemos contar con gastos periódicos derivados del alquiler de software e integraciones, las compras (puntuales o frecuentes) de hardware, las tarifas que pone el banco por el procesamiento de pagos, así como los gastos de implementación, capacitación y soporte al cliente.
En resumen, ¿qué características debo valorar para escoger un TPV para mi restaurante?
Antes de firmar nada y tomar cualquier decisión, lee y asegúrate de entender bien todos los servicios, términos y condiciones de tu contrato:
- ¿Cuáles son los términos del contrato?
- ¿Cuándo llega el dinero a tu cuenta bancaria?
- ¿Qué sucede cuando reembolsas a un cliente?
- ¿Conlleva la contratación algún compromiso de permanencia?
- ¿El uso de este TPV exige la contratación con algún banco en concreto?
Todas estas cuestiones pueden parecer abrumadoras en un primer momento, pero a medida que vas comparando y conociendo todas las opciones disponibles, no tardarás en encontrar el mejor TPV para hostelería.
Fuente: Total Food Service
