La empresa Repagas ha emprendido un importante cambio estructural (MAB HOSTELERO 205) que ha afectado a prácticamente todos sus ámbitos de actuación (el sistema de fabricación de maquinaria, unas nuevas oficinas, han cambiado el sistema de trabajo y el sistema de venta, tienen una nueva imagen de marca, han formado a su personal…). Esta evolución entra en una nueva fase con la implantación de un nuevo software de gestión para controlar todas las gestiones y actividades de la empresa.
En palabras del director comercial, Sergio Isabel, “necesitábamos una ERP que nos permitiera trasladar a nuestro día a día de manera fácil y ágil todos los cambios productivos que la empresa está acometiendo. No sirve de nada mejorar no ya el producto, sus prestaciones y su versatilidad, sino rediseñar una empresa replanteando por completo muchos de sus procesos internos, si la interface que nos comunica con nuestro entorno no trabaja con la misma rapidez.
Igualmente es muy importante el grado de control que adquirimos sobre nuestro trabajo con este nuevo sistema, por otra parte mucho más automático; había llegado un punto en el que el control manual superaba lo que se entendía por aceptable.
El volumen de información que manejamos es cada vez mayor y más complejo por lo que si no se filtra y se trata correctamente lo único que hace es ralentizar nuestra capacidad de respuesta a todos los niveles; desde la toma de decisiones estratégicas de la Dirección de la empresa hasta la conexión interdepartamental entre compras, ventas, administración, etc… E incluso las comunicaciones y confirmaciones de plazos, envío de material y demás rutinas diarias”.
Tal y como nos explican los responsables de Repagas, el nuevo programa es de fácil manejabilidad y visibilidad gracias al entorno Visual Basic, lo que hace sencillo e intuitivo su manejo a la vez que resulta agradable a la vista.
La instalación es rápida y fácil, lo que permite que en cinco minutos se pueda estar trabajando en cualquier equipo. Permite al equipo de la empresa trabajar desde casa o cuando los comerciales tienen que viajar pueden conectarse desde cualquier lugar del mundo.
La rapidez es también esencial a la hora de grabar datos y evitar bloqueos.
Y flexible, ya que permite realizar todo tipo de búsquedas artículos, albaranes y facturas adaptándose a las necesidades de cada departamento y facilitar gráficos y estadísticas necesarios de cara a previsiones.
Proceso de implantación y aprendizaje
Aunque se hicieron muchas pruebas en todos los departamentos a lo largo de varios meses antes de la migración definitiva, como ya esperaban los responsable cuando se empezó a trabajar con “fuego real” surgieron incidencias inevitables que se multiplicaron de manera exponencial durante las dos primeras semanas. Tal y como ellos mismos explican, fue un continuo “apagar fuegos” para ir salvando procesos que durante años y con otro sistema habían funcionado sin problemas, pero que ahora hubo que redefinir. Por poner un ejemplo, “el primer día no pudimos expedir material, el segundo pudimos hacerlo pero sólo por una agencia, el tercero ya fuimos capaces de enviar equipos por varias agencias aunque sin ficheros de expedición y a partir del cuarto ya lo tuvimos resuelto casi en su totalidad”.
A día de hoy , siguen inmersos en este proceso de implantación pero, con esfuerzo , paciencia y colaboración por parte de todo el equipo que forma Repagas la situación va volviendo a la normalidad y las ventajas en el trabajo diario van tomando forma: “Poco a poco se harán notables tanto para nosotros como para nuestros clientes”.
